Pengertian Dokumentasi Beserta Jenisnya

Definisi dokumentasi

Dokumentasi adalah kegiatan sistematis atau proses pengumpulan, pencarian, investigasi, penggunaan dan penyerahan dokumen untuk mendapatkan informasi, informasi dan bukti dan untuk mendistribusikannya di antara pengguna.

Ada juga definisi dokumentasi sebagai tindakan atau proses penyediaan dokumen menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pendaftaran berbagai sumber informasi.

Sebagai contoh, data yang diperoleh dalam proses dokumentasi dapat digunakan untuk membiasakan perusahaan dengan karyawan baru atau untuk melacak hasil dari pensiunan karyawan. Oleh karena itu, di dunia kantor, kegiatan ini terhubung dengan proses administrasi.

Beberapa orang menyamakan dokumentasi dengan arsip di perpustakaan. Meskipun ini tidak selalu terjadi. Beberapa ahli menggambarkan konsep dokumentasi sebagai kumpulan atau kumpulan dokumen tentang subjek tertentu.

Berikut ini adalah definisi dokumentasi untuk pendapat ahli, termasuk:

Menurut Paul Otlet

Pada Konferensi Ekonomi Internasional 1905, Paul Otlet menggambarkan gagasan dokumentasi sebagai jenis kegiatan khusus dalam bentuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menemukan kembali, dan mendistribusikan dokumen.

Menurut Nurhadi Magetsari et al.

Dokumentasi adalah materi yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat informasi yang dicatat, direkam, atau dihilangkan, yang menyampaikan informasi dalam bentuk fakta.

Menurut Federasi Pemandangan Internasional (FID)

Dokumentasi adalah kegiatan mengumpulkan dan mendistribusikan berbagai jenis dokumen tentang semua pekerjaan manusia.

Jenis dokumentasi umum

Pengertian Dokumentasi Beserta Jenis

1. Dokumen Berbasis Aktivitas

  • Dokumen pribadi; dokumen yang terkait dengan kepentingan individu. Contoh: SIM, Akte Kelahiran, KTP, Diploma.
  • Dokumen perdagangan; dokumen yang berkaitan dengan transaksi penjualan. Contoh: cek, catatan, kwitansi.
  • Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan informasi administrasi pemerintah. Sebuah contoh; Hukum, peraturan pemerintah.

2. Dokumen berdasarkan bentuk fisik.

  • Dokumen sastra; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, ditarik atau ditulis. Biasanya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
  • Dokumen perusahaan; dokumen dalam bentuk benda bersejarah. Biasanya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dll.
  • Dokumen pribadi; dokumen dalam bentuk surat / file, yang biasanya disimpan dalam sistem penyimpanan. Contoh: surat dagang, surat resmi, laporan.

3. Dokumen berdasarkan fungsinya

  • Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang dapat digunakan secara langsung pada saat shutdown (aktif secara dinamis, semi aktif, dinamis dan aktif).
  • Dokumentasi statis, yang merupakan dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam kinerja pekerjaan (menyalin dokumen, dokumen literal, dokumen pribadi).

4. Dokumen berdasarkan sifatnya

Dokumen teks; berisi informasi secara tertulis. Contoh: majalah, buku, katalog, koran, dan lainnya.
Dokumen non-kontekstual; Dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contoh: peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

5. Memodelkan dokumen

Dokumen fisik; dokumen yang terkait dengan bahan, ukuran, berat, tata letak, peralatan, dll.
Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi topik, sumber, metode distribusi, metode perolehan, keaslian dokumen, dll.

6. Dokumen berdasarkan dokumentasi

  • Dokumen utama; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten ilmiah, laporan, disertasi.
  • Dokumen sekunder; Dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur utama. Biasanya juga disebut dokumen bibliografi.
  • Dokumen tersier; Dokumen yang menyediakan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, literatur, panduan.

Baca Juga :